Как уменьшить использование бумаги
Люди потребляют бумаги сверх всяческой меры и потребностей. Прекратить «разврат» призвало жителей планеты общественное движение «Европейская экологическая бумажная сеть», на днях запустившее кампанию Shrink! (вольный перевод: «потребляй меньше»). Оказывается, что средний европеец может запросто сократить потребление бумаги аж в 10 раз! И при этом изрядно сэкономить.
Идея проста: любой желающий, зайдя на интернет-сайт кампании (shrinkpaper.org), может посчитать, сколько бумаги он сможет сэкономить за год. Для особо меркантильных результаты параллельно выдаются в фунтах, евро и долларах.
Всего предлагается 11 разных способов сократить расход бумаги на работе, дома и в магазине. Например, если вы перестанет брать бесплатные рекламные газеты и откажетесь от всех приходящих по почте каталогов, то сбережете 15 кг бумаги.
Особо продвинутым предлагается почти полностью отказаться от бумажных документов на работе и перейти на общение с клиентами и начальством по электронной почте. Производимый вами эффект станет сильнее, если выводить на принтер вы станете только самые-самые необходимые документы. Но и их не забывайте печатать с двух сторон листа. Все вместе это сэкономит вашему работодателю 35 кг бумаги в год.
В списке есть и приятные мелочи, вроде отказа от бумажных носовых платков (3,5 кг бумаги за год) и одноразовых полотенец (еще 7 кг) в пользу тех, которые можно стирать. Правда, в этом случае придется увеличить потребление стирального порошка, который также, как известно, экологию не улучшает. Но борьбой с последствиями от его использования занимаются другие экологи в рамках антитоксической программы.
Куда девать макулатуру?
3 шага по сокращению бумажных отходов в офисе (+7 бонусных советов)
«Озеленение», «переход на безбумажный формат» — эти идеи часто возникают, когда руководство начинает задумываться о сокращении расходов в офисе. Нет необходимости говорить о том, что сокращение потребления бумаги может принести пользу как бюджету компании, так и окружающей среде.
Бумага, наряду с чернилами и картриджами с тонером, является одним из видов канцелярских принадлежностей. Если она заканчивается, это не приводит к мгновенному простою, но может стать существенной статьей расходов для вашей бухгалтерии.
Однако компании часто тратят на печать больше, чем нужно, потому что не знают, как контролировать и сокращать общие расходы (или просто не считают это важным).
Сколько стоит одна печатная страница
Цена картриджа / ресурс + цена страницы = Цена печати одной странице
Ресурс — это количество страниц, которое, по заявлению производителя картриджа, должно хватить на его использование. Например, если вы посмотрите на спецификацию картриджа, вы увидите что-то вроде «Приблизительно 1200 страниц в соответствии с ISO/IEC…».
Шаг 1. Оценить использование бумаги и собрать подробную информацию о привычках печати
Сотрудники часто используют принтеры для деловых нужд (иногда и для личных). Всегда может возникнуть ситуация, когда картридж для принтера или пачка бумаги внезапно заканчиваются, а расходные материалы в ближайшее время не поступают. Естественно, у менеджеров возникнет вопрос: «Почему расходные материалы закончились так быстро?» и «Почему уже не осталось бумаги?». Поэтому первый шаг — понять привычки печати в вашем офисе. Может быть, один из ваших сотрудников расходует 70% печатной продукции? Печатают ли ваши сотрудники личные документы или ненужные веб-страницы? Приходят ли они до или после рабочего дня, чтобы распечатать личные документы? Настроена ли ваша среда печати для наиболее эффективной маршрутизации заданий печати? Есть ли способ исключить определенные задания на печать из рабочего процесса вашей компании?
Шаг 2. Мониторинг и контроль расхода бумаги для расчета затрат на печать
Чтобы ответить на вышеперечисленные вопросы, вам понадобится решение для мониторинга принтеров, которое будет собирать данные со всех печатных устройств в офисе и отслеживать активность печати.
Мы можем предоставить вам такое программное обеспечение. PrintVisor от fCoder позволяет вам контролировать расход бумаги и чернил в одном центральном месте. Установив PrintVisor на компьютерах ваших сотрудников, вы сможете получать и анализировать такие полезные данные, как:
Такой подход позволит вам получить актуальные данные о том, как расходуются расходные материалы. Таким образом, вы сможете не только получить статистику и факты об использовании бумаги, но и сделать планирование более точным.
Какие еще преимущества вы можете получить от использования нашего программного обеспечения:
Точное определение количества напечатанных страниц, гибкий механизм установки разрешений и ограничений, множество отчетов, доступных даже через браузер — все это позволяет полностью контролировать любой принтер в сети. Программа позволит вам легко отслеживать печать документов как по количеству страниц, так и по общей стоимости напечатанной бумаги. Ваши сотрудники печатают слишком много фотографий на дорогом цветном лазерном принтере? PrintVisor поможет вам разобраться в этом.
Если вы хотите получить такое решение вы можете скачать бета-версию программы уже сейчас и пользоваться ей бесплатно до окончания бета-тестирования.
Шаг 3. Объявите политику экономии бумаги и обеспечьте ее выполнение
Подумайте о простой идее: устройства не печатают, а пользователи печатают. Вы можете начать внедрять некоторые простые, экономящие деньги изменения с помощью политики печати в офисе. Политика печати в офисе — один из самых важных факторов, когда вы пытаетесь управлять расходами на печать.
Установив контроль над эффективностью использования принтеров в организации, вы сможете легко определить, какие принтеры используются чаще всего и какие пользователи наиболее активно печатают документы. Вы также можете учитывать использование картриджей, чернил, определять количество напечатанных страниц за определенное время и многое другое.
Поощряйте менталитет «думать, прежде чем печатать». Проинформируйте сотрудников о целях и покажите их с помощью простых для понимания графиков и веселых диаграмм. Разработайте логотипы и слоганы и разместите их в зоне печати (например, персонаж на дереве, спрашивающий: «Вам действительно нужна эта бумажная копия?»). Спросите сотрудников, есть ли у них креативные идеи на эту тему. Имея соответствующие данные о растрате бумаги, вы можете даже создать соревнование между отделами и предложить вознаграждение. Или, по крайней мере, уведомить всех о текущем уровне потребления бумаги.
После того, как высшее руководство одобрило политику и утвердило приверженность сотрудников этой инициативе, важно проинформировать сотрудников всей компании о новых изменениях. Сообщение от высшего руководства для руководства или всего персонала о поддержке инициативы со стороны компании может дать четкий сигнал о том, что к усилиям по сокращению бумажного документооборота следует относиться серьезно. Однако строгие приказы сверху об ограничении бумаги не принесут пользы. Вместо этого поговорите с сотрудниками и коллегами, чтобы объяснить им, почему использование меньшего количества бумаги необходимо.
Сбережение офисной бумаги: что надо знать
У крупной международной организации и скромного ИП разные потребности в офисном снабжении, в том числе офисной бумагой. Основная причина перерасхода бумажно-беловой продукции заключается именно в некорректном выявлении спроса отдельно взятой компании. Ошибочно считая, что потратить меньше блоков компания точно не может, офис-менеджеры закупают чрезмерный объем бумаги.
Постулаты современного мира — сбережение ресурсов, стремление к сокращению потребления и формирование его осознанности. В любой сфере экономической либо промышленной деятельности наблюдается тенденция экологизации, и рынок бумажно-беловой продукции не исключение. Существует даже специальный праздник, направленный на экономию бумаги: он отмечается каждый четвертый четверг октября под лозунгом «День без бумаги».
В действительности, вам не надо столько офисной бумаги, честно. Мы расскажем, как сократить потребление бумаги без ущерба деятельности компании.
6 способов перестать тратить офисную бумагу зря
Самый очевидный путь выхода из ситуации — это автоматизация документооборота. Легко сказать, если ваш бизнес относится к технологичному сектору. А если это государственная структура с тоннами бумаг? Рассказываем.
Шаг 1
Старайтесь вести электронный документооборот. Если есть возможность отправить e-mail, а не нести распечатанные бумаги, остановитесь на первом варианте. Если можно подать электронное обращение, а не письменное – вы знаете, что делать. Без фанатизма, но отдавайте себе отчет в том, что печать документа необязательна в некоторых случаях. Возьмите ноутбук и покажите презентацию на нем или проекторе: все равно в конечном итоге ваша бумажная презентация после ее проведения отправится в мусорку. Зачем вы ее распечатали? Ага.
Шаг 2
Все еще убеждаете себя, что есть некоторые неофициальные бумаги, требующие печати? Тогда этот способ для вас. Делайте это на черновиках. Но это скорее вторичная мера: если была такая необходимость печати, то откуда тогда эти черновики? Вот именно. Исключением является естественный процесс истечения срока давности документации.
Шаг 3
Используйте экологичные шрифты (да, такие бывают). При печати документов вы потратите меньше чернил, а их конфигурация сэкономит пространство на листе бумаги, а значит – и её количество. Самым экономичным шрифтом признан Century Gothic. Шведские эксперты подсчитали, что если печатать этим шрифтом по 25 страниц в неделю, за год вы потратите всего 46 долларов на чернила. Как ориентироваться в экологичности шрифта? Чем уже и тоньше начертание, тем экономнее он себя ведет на бумаге. Используйте Times New Roman, Calibri, Garamond.
Шаг 4
Настройка печати в принтере. Забыли про нее? Сделайте двустороннюю печать автоматической опцией. Выберите узкие поля при печати, размещайте несколько страниц на одном листе без потери качества при масштабировании, уменьшите абзацы и шрифт. Все просто!
Шаг 5
Сдавайте использованную бумагу в макулатуру. Организуйте коллективный сбор картонно-бумажных изделий и сдавайте их во благо экологии. Это могут быть не только документы и черновики, но и коробки, журналы, газеты, иная полиграфия, календари.
Шаг 6
Покупайте экологичную офисную бумагу с соответствующими отметками экомаркировки (FSC, ECF,TCF), которые свидетельствуют о том, из чего и с применением каких технологий ее производили. Есть бумага из переработанных материалов и изготовленная с экономией воды, электричества, топлива. Такую бумагу можно купить в интернет-магазине Офистон! Это:
Покупая эту бумагу вы вовлекаетесь в систему социально-экологической ответственности. И перестаньте тратить бумагу зря!
Бумажная экономия: как сократить расходы на печать?
Стоимость печати крайне редко заботит сотрудников компании. Бумага и тонер появляются сами собой, а значит печатать можно не только рабочие, но и личные документы, и желательно по несколько десятков копий. Или отправлять на печать документы, про которые потом можно забыть и затем распечатать еще раз. Таким образом, несмотря на век цифровых технологий, в мире до сих пор ежегодно тратится более 115 млрд листов бумаги.
Стоимость печати одной страницы в некоторых компаниях может доходить до 5 рублей. При активной работе с бумажными документами, ежегодные расходы небольших предприятий на печать достигают 200-300 тысяч рублей. И чем крупнее компания, тем больше эта цифра.
Во время кризиса, когда большинство компаний стремятся максимально оптимизировать бюджет, тратить такие суммы на печать непозволительно. Попробуем разобраться, как можно сократить затраты на бумажный документооборот и при этом не тормозить бизнес-процессы компании.
Контролируйте объемы
Самый простой и очевидный способ уменьшить расходы — сократить объемы. В данном случае предполагается, что необходимо сократить объем нецелевой печати — личных документов сотрудников, бесконечных копий и так далее. В компании, состоящей из 20-30 сотрудников, возможно, будет достаточно провести беседу с командой, попросить внимательнее относиться к расходным материалам и, в крайнем случае, ввести ответственность.
Но что делать, если в компании работает тысяча сотрудников? На помощь приходят программные решения. К примеру, продукт Ricoh SLNX позволит настроить аутентификацию на печатающих устройствах — по логину и паролю, PIN-коду или с помощью пластиковой карты — офисного пропуска. Это самый простой путь избавиться от лишней печати «по забывчивости» — пользователь получает документы только после авторизации.
Авторизация в Ricoh SLNX
Кроме того, ИТ-служба компании получит представление о том, сколько страниц печатает каждый сотрудник. В этом помогает расширение Remote Connector NX, которое собирает актуальную информацию об использовании устройств и позволяет отслеживать динамику. Собранные данные помогают точно оценить эффективность парка устройств и снизить затраты на печать: можно выяснить, какие устройства используются редко или, наоборот, перегружены, и сбалансировать нагрузку. Расширение также предоставляет исчерпывающую информацию о воздействии оборудования на окружающую среду.
Печатайте правильно
Другой способ — введение профилей печати для сотрудников. Такой подход позволяет ограничивать некоторым сотрудникам доступ к определенным функциям печати. Например, можно выделить в отдельную группу аккаунт-менеджеров и закрыть для них доступ к цветной печати, при этом сохранив его у отдела маркетинга и руководящего состава. Недавно американская компания Nuance Communications провела исследование, результаты которого показали, что около 40% цветных документов могли бы быть распечатаны в ч/б, за счет чего компании могли бы почти вдвое сократить расходы на краски. Цветной отпечаток стоит кратно дороже монохромного, поэтому экономия может получиться значительной.
Ricoh SLNX позволяет контролировать то, как именно сотрудники печатают документы. За счет гибких настроек, ИТ-отдел компании может настроить контроль цветной печати и принудительную конвертацию в ч/б или на двустороннюю печать для определённых групп пользователей и типов документов, и вовсе ограничить объем печати.
Пользовательский интерфейс Ricoh SLNX
Автоматически отслеживать и управлять копированием и печатью в компании позволяет решение PaperCut MF. Продукт задерживает задания на печать на сервере и анализирует их на предмет соответствия политикам печати, ранее установленных ИТ-специалистами. В случае, когда пользователь отправляет документы на одностороннюю печать, а политики предполагают двухсторонний стандарт, сотрудник получит оповещение и должен будет подтвердить свое решение. Случайно распечатать документы не по формату, установленному компанией, больше не получится.
Экономьте на печати, а не на сотрудниках
Документооборот — это не только расходные материалы. Гораздо менее очевидный способ сократить затраты на печать — увеличить прибыльность компании. Зачастую печать отнимает у компании куда более ценные ресурсы — время квалифицированных сотрудников. Таким образом, повысив эффективность документооборота, можно не только сократить графу «расходы», но и положительно повлиять на доход организации.
Рутинные операции, связанные с печатью, отнимают до 80% времени у ключевых сотрудников. Высвободив временные ресурсы специалистов с высокой удельной стоимостью рабочего времени, компания может ощутимо повысить прибыльность. В этом помогают, например, встроенные в SLNX возможности делегирования задач на распечатку. Подобные инструменты позволяют ключевым сотрудникам экономить время, «на лету» передавая задания ассистентам или подчиненным.
Похожим образом на производительность специалистов влияют модули для печати с мобильных устройств и из облачных хранилищ. Ricoh SLNX интегрируется с популярными облачными сервисами: Office 365, Dropbox, Google Drive, SharePoint, за счет чего у сотрудников отпадает необходимость постоянно сохранять файлы, чтобы распечатать.
Как видите, оптимизировать затраты на печать в компании не так уж сложно. Цифровые технологии сегодня позволяют не только экономить на расходных материалах, но и открывают новые возможности для роста компании.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
22 способа использовать меньше бумаги!
Переработка бумаги явно не то, о чем мы заботимся каждый день. Бумага довольно дешевый и возобновляемый источник — мы так думаем.
К сожалению, производство бумаги существенно более ресурсоемкий процесс, чем мы думаем. Вот почему, мы можем и должны экономить массу бумаги (и денег) дома, в школе и на работе …
Производство бумаги использует огромное количество энергии и природных ресурсов. Во-первых, вырубаются деревья и целые леса на мелкие кусочки. Потом вода и тепло, а иногда и химические вещества добавляются, чтобы отделить дерево на отдельные волокна.
Волокно смешивают с большим количеством воды (получается переработанное волокно), а затем эта суспензия разбрызгивается на огромную плоскую проволочную сетку, быстро движущеюся через бумагоделательную машину. Водостоки и волокно соединяются друг с другом.
Полотно бумаги зажимается между валками, которые выжимают лишнюю воду и запрессовывают для гладкой поверхности. Подогретые ролики затем высушивают бумагу, а потом бумагу разрезают на мелкие рулоны, иногда в листы, и удаляют излишки из бумагоделательной машины.
Больше всего бумаги в мире потребляют американцы. Средний американец использует около семи деревьев или в среднем 320 кг в бумаги, дерева и других изделий из деревьев каждый год. Это составляет около 2 триллионов деревьев и более 90 миллионов тонн бумаги и картона в год! Такое же потребление на 6 человек в Азии и 30 человек в Африке. Так что такой спрос оказывает мощное воздействие.
40% промышленных рубок в мире идет для изготовления бумаги, и как ожидается, достигнет 50% в ближайшем будущем. Производство бумаги является третьим наиболее энергоемким среди всех отраслей обрабатывающей промышленности, так как оно использует более 12% всей энергии в промышленном секторе.
Целлюлозно-бумажная промышленность также по рейтингу стоит на 4 месте крупных источников парниковых газов в секторе обрабатывающей промышленности.
Для такого количества бумаги, плантации деревьев высаживают полными рядами, опрыскивают гербицидами и пестицидами, а затем срубывают до наступления срока старости, эти деревья не дают дикой природе никаких преимуществ.
Если бы только это было так плохо, но использование токсичных веществ для варки и отбелки бумаги, и опасных химических пестицидов и гербицидов на плантациях приводит к загрязнению, что вызывает негативное воздействие на здоровье всех бумажных работников.
Реальная ситуация в бумажной промышленности
На самом деле, бумажная промышленность несет ответственность за выбросы стойких токсичных веществ (ртуть, свинец, хлор и фосфор) в окружающую среду, в результате чего мы получаем наследственные проблемы со здоровьем, включая рак, нервные расстройства и проблемы с фертильностью.
Особенно распространено отбеливание хлором, что довольно опасно, потому что хлор является строительным блоком органо-хлоридов, которые содержат самые токсичные соединения на Земле, такие как диоксины и фураны.
Правила по охране окружающей среды утверждают, что не существует безопасного уровня диоксина. Даже те диоксины, которые уже созданы пару лет назад могут сохраняться в природе и в наших телах.
Известно, что диоксин вызывает репродуктивные проблемы, в том числе низкую активность сперматозоидов и эндометриоз, участвует в ряде других проблем со здоровьем, включая диабет, гиперактивность, аллергию, иммунные и эндокринные проблемы.
Не только одно производство бумаги поддерживает ядовитый бизнес, но и в некоторых регионах мира земельные права коренных народов и сельских общин нарушаются в ходе деятельности целлюлозно-бумажной корпорации.
Когда компаниям предоставляются все уступки для входа леса и созданию плантаций волокна без получения полного и осознанного предварительного согласия местных общин или коренных народов с традиционными правами на эту землю, это злоупотребление земельных прав этих людей и сообществ. К сожалению, эти нарушения являются слишком широким распространением.
Переработка бумаги имеет темп расти в последние годы, но бумага по-прежнему представляется как один из самых больших компонентов твердых отходов на свалках. Не все коммерческие предприятия перерабатывают макулатуру, и около 40 процентов всей выброшенной бумаги идут как отходы на свалку.
Как пища, бумага не имеет никакого преимущества.
Переработка бумаги из каждой переработанной тонны из свалки экономит:
Это действительно неплохо, чтобы перерабатывать бумагу и использовать переработанные бумажные изделия! Но давайте подумаем, что же лучше утилизация сокращение или повторное использование.
Переработка бумаги является последним средством.
Переработка бумаги – это то что нужно делать, когда мы исчерпали все возможности чтобы перепроектировать, повторно использовать, отремонтировать или просто обойтись без нее вообще.
В крайнем случае, утилизация лучше, чем захоронение или сжигание наверняка. Но мы не можем поверить и на секунду, что утилизация — дело экологическое.
Чтобы улучшить состояние планеты и климата и сэкономить много денег переработки бумаги не достаточно. Экономия является лучшим способом.
Переработка бумаги, безусловно, играет свою роль, но не так как уменьшение нашего спроса на бумагу. При использовании меньшего количества бумаги, вы уменьшаете воздействие на лес, сокращаете потребление энергии и выбросов климатических изменений, ограничиваете задействие воды, воздуха в производстве, что приводит к уменьшению отходов.
Большой спрос на бумагу порождает социальные последствия и нарушение прав человека, связанных с производством бумаги.
Климатические выгоды от снижения потребления бумаги очень существенны. Если сократить офисное использование бумаги на 10 процентов или 490000 тонн, выбросы парниковых газов упадут в 1,45 млн тонн ( подсчитано только под США). Это равносильно отказу от 280000 автомобилей в течение года. А что же, если так сэкономить бумагу во всем мире?
Сама переработка бумаги не помогает сохранить нашу долю ресурсов Земли. Подумайте, насколько прекраснее стал бы мир, если бы текущие уровни производства бумаги использовались, чтобы сделать книги для школ в бедных странах вместо пустой траты на ненужные офисные распечатки и нежелательную почту.
Вот несколько способов, которые мы можем использовать для сокращения потребления бумаги и заодно для экономии кучи денег в этом процессе.
22 способа, как использовать меньше бумаги:
Как сохранить бумагу дома:
Как сохранить бумагу в школе и на работе:
Как экономия, так и переработка бумаги в вашем доме, школе или офисе не только сохраняет леса, энергию, почву, воду и воздух, но и сохраняет вам много денег.
